Notfallmanagement & Krisenmanagement

Würde Ihr Betrieb durch Blackout, Cyber-Angriff, Katastrophe oder Pandemie stillstehen? Wollen Sie sich gegen künftige Notfälle und Krisen rüsten? Notfallplan, Krisenhandbuch, Pandemieplan oder professioneller Krisenstab gefragt?

Ganz gleich, was Notfälle oder Krisen konkret auslöst: Unternehmen, Behörden und Institutionen können dadurch gehörig ins Wanken und aus dem Gleichgewicht geraten. Vor allem wenn nicht nur einzelne Geschäftsbereiche wie Produktion, Finanzwesen oder IT-Dienstleistungen gefährdet sind, sondern sogar die Existenz des eigenen Betriebs auf dem Spiel steht.

Folgende Notfälle und Krisen können Ihren Betrieb bedrohen:

Stromkraftwerk im Betrieb
Beschädigte Häuser nach einem schweren Erdbeben (Naturkatastrophe)

Auswirkungen und Folgen

Ob es sich um einen Notfall oder eine Krise handelt, hängt vom Ausmaß des tatsächlichen bzw. des zu erwartenden Schadens ab. Als Faustregel gilt: Wirkt sich das plötzliche und unerwartete Ereignis auf das tägliche Leben von Menschen, die Umwelt oder Ihren Betrieb aus, besteht für Sie akuter Handlungsbedarf. Unabhängig davon, ob das Leben und die Gesundheit von Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Kunden stark eingeschränkt oder gar in Gefahr sind, wirtschaftliche Verluste durch Sachschäden drohen oder lebensnotwendige Versorgungsmaßnahmen für die Bevölkerung erforderlich machen.

 

Ziele von Notfall- und Krisenmanagement:

Markus Glanzer erläutert die Ziele des Notfall- und Krisenmanagements an einem Flipchart

1- Das Leben und die Gesundheit von Kunden, Mitarbeitern und der Bevölkerung sowie die Umwelt vor schädlichen Einflüssen zu schützen.

2- Das eigene Unternehmen – insbesondere Unternehmensführung, Dienstleistungen, Produkte, Produktionsstätten und Liegenschaften – bestmöglich auf Notfälle und Krisen vorzubereiten sowie gegen Kriseneinflüsse zu schützen.

Serverracks in einem vor Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser geschützten Serverraum

3- Die Aufrechterhaltung von systemkritischen Dienstleistungen sicher zu stellen, wie z.B. Energie- und Trinkwasserversorgung, Abwasserentsorgung, Kommunikation, Transport und Verkehr, Versorgung mit Nahrungsmitteln durch den Handel und die Aufrechthaltung von Rettungsdiensten.

4- Die rasche Bewältigung des Notfalls bzw. der Krise und Rückkehr zur Normalität.

Warum ist Notfallmanagement wichtig?

Ein Notfall ist ein plötzliches und unvorhergesehenes Ereignis, das rasche Hilfe erfordert. Andersfalls droht ein noch größerer Schaden für Menschen, Prozesse, Umwelt oder Betrieb. Reagieren Sie auf den Notfall nicht adäquat oder schlagen die eingeleiteten Notfallmaßnahmen fehl, breitet sich der Schaden aus. Der Notfall kann sich so rasch zu einer Krise entwickeln. Notfallmanagement setzt genau hier an und versucht Schlimmeres zu verhindern.

Um Notfälle in Ihrem Betrieb rasch zu bewältigen und etwaige Folgeschäden wirksam abzuwehren, müssen Sie die einzelnen Schritte und Hilfsmaßnahmen standardisieren. Nach einer kurzen Einschulung kann im Idealfall jede Ihrer Vertrauenspersonen oder jeder Ihrer Mitarbeiter diese durchführen. Meist werden betriebliche Abläufe in sogenannten Notfallplänen abgebildet und sind für häufig auftretende Situationen wie Brände, Unfälle oder Stromausfälle bereits weit verbreitet.

Kernaufgaben von Notfallmanagement:

Eine plötzliche Erkrankung vieler Menschen, wie z.B. durch eine Ansteckung mit Noroviren in Ihrer Betriebskantine, kann ebenso wie eine Bombendrohung schlagartig zu einem betrieblichen Notfall führen.  Ein unvorhersehbarer Zwischenfall in der Produktion eines sogenannten Seveso-Betriebs (Erdölraffinerie, Treibstofflager oder Unternehmen, das z.B. chemische Substanzen produziert) kann im Worst Case zur Katastrophe für eine gesamte Region eskalieren und Menschen und Umwelt gefährden.  

Warum ist Krisenmanagement wichtig?

Eine Krise entsteht oft aus einem Notfall heraus, der trotz definierter Abläufe und Maßnahmen nicht bewältigt werden kann. Oder die auslösenden Faktoren liegen nicht im Einflussbereich des Unternehmens. Wie z.B. wirtschaftliche, soziale oder politische Krisen ebenso wie die Folgen von Naturkatastrophen, Großunfällen, intentionalen Ereignissen (z.B. Terror, Geiselnahme, Amok) oder Epidemien.

Im Krisenmanagement verschafft sich Ihr zuvor definierter und geschulter Krisenstab rasch Überblick über die Gesamtsituation. Der Krisenstab steht in direktem Kontakt mit dem Leiter der Notfallmaßnahmen am Ort des Geschehens sowie den Behörden. Dabei werden laufend die Lage beurteilt und Maßnahmen zur Krisenbewältigung entwickelt. So können Sie Ihren Betrieb und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor weiteren Schäden schützen bzw. den bereits eingetretenen Schaden zumindest begrenzen.

Kernaufgaben von Krisenstäben:

Stromausfall in einem Unternehmen: Beim Umsetzen des Notfallplans stellt sich heraus, dass der Strom überregional ausgefallen ist. Es handelt sich um ein Blackout – die Dauer der Krise ist unklar. In dieser Situation eskaliert das Notfallmanagement zum Krisenmanagement. Der zuvor definierte Krisenstab wird aktiviert und nimmt seine Tätigkeit auf: Jetzt geht es darum, laufend die Situation zu bewerten und adäquate Maßnahmen zu ergreifen, um die Krise in den Griff zu bekommen.

Vorbereitung für den Ernstfall

Viele Unternehmen, Behörden und Institutionen glauben nach wie vor, Bedrohungen, Notfällen und Krisen hilflos ausgeliefert zu sein. Sich bewusst und gezielt darauf vorzubereiten ist der erste Schritt, um in einem künftigen Notfall oder einer potenziellen Krise schnell und richtig zu reagieren. Zwar können Sie sich nicht auf jede einzelne Eventualität vorbereiten, aber Sie können gezielt eine Struktur und Prozesse für die Notfall- und Krisenbewältigung implementieren. Vorausgesetzt Sie akzeptieren, dass Krisen entstehen können und daraus ein großer Schaden für Ihren eigenen Betrieb, die Umwelt oder die Gesellschaft resultieren kann.   

Dazu braucht es eine spezielle Aufbau- und Ablauforganisation, die von der normalen Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen abweicht, und die rasch in den Notfall- bzw. Krisenmodus wechseln kann. Zusätzlich müssen Sie die Abläufe im Notfallmanagement bzw. die Organisation des Krisenmanagements regelmäßig trainieren.

Vorbereitung ist: Standortbestimmung, Planung und Training. DIE KRISENPLANER begleiten Sie mit Training und schulen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte. In geplanten und angekündigten Notfall-, Krisenstabs- oder Krisenmanagement-Übungen oder in unangekündigten (Notfalls-)Übungen wird unter realistischen Rahmenbedingungen für den Ernstfall geprobt und evaluiert, ob die etablierten Strukturen und einstudierten Abläufe funktionieren.

Krisenmanagement bedarf genauer Planung und einer funktionierenden Organisation für den Notfall
Dieter Brückner und Markus Glanzer bei einer Risikoanalyse in einem Unternehmen

Risikoanalyse und Risikomanagement

Ob in Ihrem Betrieb konkreter Handlungsbedarf besteht, darüber gibt Ihr internes Kontrollsystem sowie Ihr Risikomanagement Auskunft. Die Risikoanalyse unterschiedlicher Szenarien und Krisen zeigt, wie wahrscheinlich sie eintreten und wie sie sich auswirken könnten.

Große Unternehmen sowie Behörden und Institutionen benötigen in jedem Fall ein Risikomanagement. Trotzdem können manche operative Risiken nicht abgewälzt werden. Wie z.B. plötzlicher Todesfall einer Schlüsselarbeitskraft oder Ausfall einer wichtigen Maschine und Schaden am Ersatzgerät. 

Deswegen ist es ratsam, ein Notfall-, Krisen- und Kontinuitätsmanagement (Business Continuity Management) als Teil Ihrer Strategie zur Bewältigung von Risiken zu etablieren. Sogar dann, wenn Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit von drastischen menschlichen und wirtschaftlichen Folgen als sehr gering bewerten.

Krisenmanagement als Modell

In der Anfangsphase versuchen Notfall- und Krisenmanagement plötzliche und unvorhersehbare Schadensereignisse und ihre Folgen rasch und effektiv zu bewältigen. Maßnahmen, die in Organisationen und Unternehmen gesetzt werden, sollten stets in einem größeren Zusammenhang mit dem Business Continuity Management betrachtet und in bestehende Management-Systeme integriert werden. 

Fundament eines guten Notfall- und Krisenmanagements 

Es gibt nicht das eine Kochrezept für Notfall- und Krisenmanagement, das für jedes Unternehmen, jede Organisation oder jede Behörde passt. Aber es gibt ein solides Grundrezept, auf dem ein erfolgreiches Notfall- und Krisenmanagement aufbaut:

Wenn man das Notfall- und Krisenmanagement als schützendes Dach ansieht, dann braucht es für den Erfolg ein gutes Fundament und tragende Säulen wie eine verantwortungsvolle Unternehmensführung, eingebundene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, verfügbare Infrastruktur und laufend aktualisierte Handbücher für Notfall und Krise.

Notfall- und Krisenmanagement-System
Notfall- und Krisenmanagement-System

Unterschied zu Business Continuity Management

Notfall- und Krisenmanagement helfen Ihnen dabei, in der Akutphase eines unvorhersehbaren Ereignisses rasch den Überblick zu gewinnen und wieder handlungsfähig zu werden. Dazu brauchen Sie eine eigene Struktur in Form eines Krisenstabs und konkrete Notfallpläne bzw. Krisenhandbücher. Der Übergang von einem Notfall zu einer Krise erfolgt in der Praxis meist fließend.

Beim Business Continuity Management geht es darum, die Geschäftstätigkeit rasch wieder aufzunehmen und in den Normalbetrieb zurückzukehren. Dabei sollten Sie Maßnahmen für Notfälle und Krisen niemals isoliert betrachten, sondern immer unter dem strengen Blick des Kontinuitätsmanagements aufeinander abstimmen.

Bei einem Verkehrsunfall kommt ein Tanklastwagen ins Schleudern, der chemische Flüssigkeiten transportiert. Das Fahrzeug kommt von der Fahrbahn ab und in einem Bachbett zum Liegen. Hier handelt es sich auf den ersten Blick um einen klassischen Notfall, der anhand eines zuvor definierten und trainierten Notfallplans bewältigt werden kann: Absicherung der Unfallstelle, Alarmierung von Feuerwehr, Rettung und Polizei, Rettung des Fahrers, Sicherung der Unfallstelle bzw. Maßnahmen, um ein weiteres Austreten des Ladeguts zu verhindern.

Der Unfall wird in jenem Moment zur Krise, in dem die Information über den Austritt von Gefahrenstoffen in die Umwelt bekannt wird. Die Behörde stellt fest, dass ein Teil des Gefahrenstoffes – vor den ersten Eindämmungsmaßnahmen durch die Feuerwehr – bereits über einen Bach in das nahe  gelegene Naturschutz- und Erholungsgebiet gelangt ist. Die Substanzen gefährden nicht nur Flora und Fauna – sie sind auch für Menschen bei längerem Kontakt gesundheitsgefährdend.

Trotz rascher Information der Bevölkerung und zahlreicher Interessensgruppen wie Anrainer, Landwirte, Umweltschützer oder Bürgermeister der Gemeinde, wird das Transportunternehmen über Social Media (Facebook) mit Vorwürfen zur Schlamperei in der Fahrzeugwartung überschüttet. Wenig später folgen bereits Aufrufe zum Boykott des Unternehmens.

Jetzt sind die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche gefordert, im Rahmen eines Krisenstabs koordiniert und bereichsübergreifend gemeinsam an Lösungen zu arbeiten. Effektives Krisenmanagement beginnt bei der laufenden Beurteilung der Situation bzw. Lage, geht über die Koordination von Maßnahmen und reicht bis hin zur Evaluierung, ob die gesetzten Maßnahmen wirken.

So unterstützen wir Sie

Vertrauen und gegenseitiges Verständnis sind in der Vorbereitung und Betreuung einer Krisensituation immens wichtig. Aus diesem Grund laden wir Sie zu einem unverbindlichen Informationsgespräch ein, bei dem Sie uns kennenlernen können. Gleichzeitig können sich DIE KRISENPLANER ein erstes Bild davon machen, wie Sie mit Notfällen und Krisen bislang umgehen. Ihre Erwartungen und Bedürfnisse kommen dabei ebenso ehrlich und offen zur Sprache, wie die Rahmenbedingungen für eine mögliche Zusammenarbeit.

DIE KRISENPLANER unterstützen Unternehmen, Institutionen und Behörden bei Notfallmanagement, Krisenmanagement sowie Business Continuity Management (Kontinuitätsmanagement): Ganz gleich, ob Beratung, Planung und Implementierung, Training oder Durchführung von Notfall- und Krisenübungen.

Grundsätzlich können DIE KRISENPLANER Sie vor und während der Krise unterstützen. Sich aktiv auf etwaige Notsituationen und Krisen vorzubereiten ist deutlich erfolgversprechender, als während der Krise erst ein Krisenmanagement aufbauen zu wollen. Denn stecken Sie bereits mitten in der Krise, gibt es nur wenig Spielraum und Sie können maximal das Schlimmste verhindern.

Operative Unterstützung im Ernstfall 

DIE KRISENPLANER bereiten Sie und Ihren Betrieb auf konkrete Notfall- bzw. Krisenszenarien vor. Damit sind Sie für den Ernstfall gut gerüstet und können rasch und zielgerichtet reagieren. Falls Sie während der Krise zusätzliche Unterstützung und Expertise benötigen sollten, unterstützen wir Ihr hausinternes Krisenmanagement gerne auch operativ. 

Beim sogenannten Krisenmanagement auf Zeit erhalten Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter punktuell Hilfestellung im Krisenalltag. Die Kerntätigkeiten des Krisenmanagements bleiben aber in Ihrer Verantwortung.

Markus Glanzer unterstützt Mitarbeiter beim Krisenmanagement im Unternehmen
Das Krisenhandbuch ist ein essentieller Teil des Notfall- und Krisenmanagements

Notfallpläne und Krisenhandbücher

Notfallpläne und Krisenhandbücher sind das A und O eines guten Notfall- und Krisenmanagements sowie Business Continuity Managements. Wichtig ist dabei, diese kontinuierlich auf Aktualität zu prüfen und Inhalte laufend anzupassen. 

Wie z.B. die Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie des Unternehmens, der Institution oder der Behörde. Sonst gefährden Sie Ihr etabliertes System für Notfälle und Krisen. Bei Bedarf unterstützen wir Sie gerne, Notfallpläne und Krisenhandbücher für Ihren Betrieb zu verfassen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

 

Von Analyse über Standortbestimmung und Stresstest bis hin zu Erstellung, Überarbeitung bzw. Implementierung von Notfall- und Krisenmanagement-Systemen: DIE KRISENPLANER begleiten Sie auf Ihrem Weg und trainieren Ihre Führungskräfte, damit Sie auf zukünftige Notfälle und Krisen bestmöglich vorbereitet sind. Bei Bedarf bieten wir auch Krisenmanagement auf Zeit und unterstützen Ihr hausinternes Krisenmanagement operativ.