Haus auf Wiese

Notfall- und Krisenmanagement – Ihr schützendes Dach

Sehr oft hören wir, dass Notfall- und Krisenmanagement sehr komplex und aufwändig oder gar kompliziert ist. Zugegeben, die Implementierung im Unternehmen bedeutet einen Aufwand. Und je vielfältiger Ihr Unternehmen tätig ist, desto umfangreicher muss auch das Notfall- und Krisenmanagement sein. Aber als kompliziert empfinden wir es nicht. Wir haben uns daher überlegt, wie man es greifbar und leicht verständlich abbilden kann. Als Haus! Und das fertig implementierte System ist Ihr schützendes Dach für Ihr Unternehmen, Ihre Organisation oder Behörde. Ein Dach benötigt ein solides Fundament und tragende Säulen, auf denen es aufgesetzt wird. Sonst wird es nicht stabil sein und seine schützende Wirkung vollständig entfalten können. Sehen wir uns also an, wie das Notfall- und Krisenmanagement-Haus aufgebaut ist.

Notfall- und Krisenmanagement-System

Das Fundament des Notfall- und Krisenmanagements

Baut man ein Haus, dann beginnt man mit dem Fundament. Dieses muss tragfähig sein, damit es den eigentlichen Aufbau gut stabilisiert und die künftige Last auf Dauer aushält. Für das Notfall- und Krisenmanagement ist ein tragfähiges Fundament als Basis daher absolut wichtig. Akzeptanz, Bereitschaft und Wille sind die Basis eines Notfall- und Krisenmanagements in allen Ebenen Ihres Unternehmens, Ihrer Organisation oder Behörde. Fehlen sie als Fundament, dann wird das Notfall- und Krisenmanagement niemals nachhaltig und erfolgreich sein. Akzeptanz, Bereitschaft und Wille werden selten automatisch vorhanden sein. Es bedarf eines breiten Informations- und Beteiligungsprozesses, um diese Basis zu schaffen. Je stärker der Wunsch wird, das Haus zu bauen, desto erfolgreicher wird das Unterfangen.

Die tragenden Säulen des Notfall- und Krisenmanagements

Ein Dach direkt auf das Fundament zu setzen, entspricht wohl nicht dem allgemeinen Verständnis eines Hauses.  Dafür braucht es tragende Wände oder Säulen. Im Notfall- und Krisenmanagement braucht es ebenfalls diese tragenden Säulen. Die vier tragenden Säulen unseres Hauses sind die Unternehmensführung, die MitarbeiterInnen, die Infrastruktur und die Handbücher.

1. Säule: Die Führung

Die Unternehmensführung (Führung der Organisation oder Behörde)ist sich ihrer Rolle bewusst und trägt klar die Verantwortung für das Notfall- und Krisenmanagement. Sehr oft bemerken wir, dass der Bedarf aus den Reihen der MitarbeiterInnen kommt, die Führung dies jedoch nur bedingt mitträgt.  Natürlich funktioniert der „Bottom up“ Ansatz auch. Es ist allerdings viel schwieriger, wenn das System in einem Bereich oder einer Abteilung implementiert wird und dann in weiterer Folge auf das gesamte Unternehmen, die gesamte Organisation oder Behörde umgelegt werden muss.

Eine verantwortungsvolle Führung weiß, dass die wichtigste Ressource in Unternehmen, Organisationen und Behörden die Menschen sind, die dort arbeiten. Werden sie nicht in die Planung und Umsetzung eingebunden, kann das Notfall- und Krisenmanagement niemals erfolgreich sein oder gut funktionieren. Das entspricht genau dem Beteiligungsprozess, der Akzeptanz, Wille und Bereitschaft verstärkt. Damit die Ressource Mensch im Notfall bzw. in der Krise zur Verfügung steht, unterstützt eine verantwortungsvolle Führung ihre MitarbeiterInnen bei ihren privaten Vorsorgemaßnahmen. Zum Beispiel mit Schulungen und Training, relevanten Informationen oder bei der Notfallbevorratung. Wird das Notfall- und Krisenmanagement aktiviert, dann stellt die Führung eine Versorgung vor Ort für die MitarbeiterInnen sicher. Die Arbeit im Krisenstab ist anstrengend, stressig und kann Wochen bis Monate dauern. Daher sind, neben einem ausgewogenen Dienstplan, eine gute Versorgung und Ruhe- sowie Erholungsmöglichkeiten absolut notwendig.

2. Säule: Die MitarbeiterInnen (MA)

Die Menschen in Ihrem Unternehmen, Ihrer Organisation oder Behörde sind Ihre wichtigste Ressource. Binden Sie Ihre MitarbeiterInnen in die Analyse-Prozesse ein, schulen Sie Ihre MitarbeiterInnen und üben Sie mit ihnen gemeinsam. Nur so wird sich das ganze Potenzial für ein solides Notfall- und Krisenmanagement entfalten. Denn wenn Ihre MitarbeiterInnen die Gefahren und Risiken für das Unternehmen, die Organisation oder Behörde kennen und wissen was zu tun ist – sprich welche Akutmaßnahmen zu setzen sind, wer zu verständigen ist, wie der Krisenstab aktiviert und eingerichtet werden muss –, dann können Notfälle und Krisen erfolgreich und souverän bewältigt werden. Dass muss jedoch laufend trainiert und geübt werden. Andernfalls können die Auswirkungen katastrophal werden: von immensen materiellen Schäden über hohe Unternehmensverluste und Gefährdung der unternehmerischen Existenz bis hin, dass die Gesundheit von Menschen auf dem Spiel steht oder es im schlimmsten Fall gar zum Verlust von Menschenleben kommt. Unterstützen Sie Ihre MitarbeiterInnen auch dabei, ihre Familien und Angehörigen in einem Notfall oder einer Krise in Sicherheit zu wissen. Denn nur so können sich diese voll und ganz auf die Notfall- und Krisenbewältigung konzentrieren.

3. Säule: Die Infrastruktur

Ihr Notfall- und Krisenmanagement braucht eine gute Infrastruktur zum Arbeiten. Diese muss für das Notfallteam und den Krisenstab jederzeit verfügbar sein. Die Räumlichkeiten für das Notfall- und Krisenmanagement müssen ausreichend Platz bieten, mit den notwendigen Kommunikations- und Arbeitsmitteln ausgestattet und mit einer unabhängigen Stromversorgung abgesichert sein. Nicht jeder Raum ist als Krisenstabsraum geeignet. Räumlichkeiten für das Notfall- und Krisenmanagement müssen ausreichend Platz bieten. Wenn man sich ständig gegenseitig auf die Füße tritt, dann wird der Stress und Frust ganz schnell steigen und es kommt möglicherweise zu ungewollten Konflikten im Team. Flipcharts, Whiteboards, Pinnwände, ausreichend befüllte Medienkoffer, Projektoren, Drucker, PCs, Telefonanschlüsse und Apparate, Satelliten-Kommunikation, etc. gehören ebenfalls zur Infrastruktur und müssen ausreichend vorhanden und vor allem gewartet sein.

Je nach Anforderungen und Tätigkeit eines Unternehmens, einer Organisation oder Behörde muss auch das Thema Sicherheit und Absicherung für die Infrastruktur bedacht werden. Zum Beispiel Zutrittskontrolle und -schutz, zentrale und sichere Lage, Abhörsicherheit, etc. Dies wird u.a. auch vom deutschen Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfohlen.

4. Säule: Die Handbücher

Die Notfall- und Krisenbewältigung unterscheidet sich wesentlich von der täglichen Arbeitskultur. Das ist gut so, denn Ihre MitarbeiterInnen können nicht ständig im Krisenmodus laufen. Sonst wird dieser irgendwann zur Normalität und es fällt die Eskalationsstufe weg. Oder noch schlimmer, Ihre MitarbeiterInnen werden zunehmend überfordert, was dann zu hoher Frustration oder sogar zum Verlust der MitarbeiterInnen führt. Denn das Arbeiten in der Notfall- und Krisenbewältigung ist anstrengend, stressig und auf Dauer (über)fordernd. Daher benötigt Ihr Unternehmen, Ihre Organisation oder Behörde entsprechende Handlungsanleitungen für das Notfall- und Krisenmanagement. Das sind die sogenannten Notfall- und Krisenhandbücher sowie Notfall- und Wiederanlaufpläne. Damit diese Dokumente auch wirklich die Unterstützung bringen, die sie bringen sollen, müssen sie umfassend und vollständig erstellt, laufend aktualisiert und angepasst werden und neben den internen Abläufen und Prozessen ebenfalls externe Faktoren berücksichtigen. Durch fundierte Umfeld- und Risikoanalysen in der Vorbereitung wird sichergestellt, dass die externen Faktoren, Gefahren und Risiken rund um Ihr Unternehmen bzw. Ihr Notfall- und Krisenmanagement erkannt und entsprechend abgebildet werden. Auch hier gilt: Je sorgsamer und vollständiger Sie die Handbücher vorbereiten, desto einfacher und erfolgreicher wird sich die Notfall- und Krisenbewältigung gestalten.

Was muss in einem Notfall- und Krisenhandbuch niedergeschrieben werden (vereinfachte Darstellung der wesentlichen Punkte):

  • Allgemeine Informationen, Geltungsbereiche und Definitionen für das Notfall- und Krisenmanagement
  • Welche Vorgaben zur Notfall- und Krisenbewältigung gibt es:
    • Melde-, Informations- und Alarmierungswege für interne und externe Stellen
    • Aufbau- und Ablauforganisation des Notfall- und Krisenmanagements
    • Räumlichkeiten für den Notfall- und Krisenstab (das Notfallteam)
    • Dokumentation und Kommunikation
    • Evaluierung der Notfall- und Krisenbewältigungsmaßnahmen
  • Wie erfolgt die Wiederherstellung und der Wiederanlauf der normalen Geschäftstätigkeiten und Geschäftsfortführung
  • Wann und wie erfolgt der Rückbau des Notfall- und Krisenmanagements sowie die Wiederherstellung der Einsatzbereitschaft
  • Anhänge (z.B. Kontaktlisten, externe Erreichbarkeiten, sonstige Pläne, Listen oder Grafiken / Organigramme, etc.)

Autor: Markus Glanzer | glanzer@krisenplaner.at

Veröffentlicht am: 27. August 2020

Copyright Notfall- und Krisenmanagement Haus: © DIE KRISENPLANER 2020 | Copyright Titelfoto: © pixbay.com